Privatlivspolitik

Gardermarch´s privatlivspolitik er senest opdateret mandag d. 5. september 2022. 

Foreningen Gardermarch dataansvar

Foreningen Gardermarch (herfra benævnt Gardermarch) indsamler, opbevarer og anvender (behand-ler) personoplysninger for alle tilmeldte deltagere ved Gardermarch. 

Gardermarch har med henblik på behandling af personoplysninger udarbejdet denne privatlivspolitik, der redegør for, hvordan personoplysninger behandles.

Gennemgående for foreningens databehandling er, at der kun behandles personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Der behandles således kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål for foreningen. 

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Gardermarch er dataansvarlig, og sikrer, at ethvert medlems personoplysninger behandles i overens-stemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger til De Danske Garderforeninger er:

Kontaktperson: Foreningen Gardermarch Sekretariat, CO/De Danske Garderforeninger
Adresse: Livgardens Kaserne, Gothersgade 100, 1123 København K
Tlf.: 3315 5204
Mail: admin@gardermarch.dk
Hjemmeside: www.gardermarch.dk

Behandling af personoplysninger

Gardermarch behandler følgende personoplysninger:

Almindelige personoplysninger:

Navn
Adresse
Køn
Telefonnummer
E-mail adresse

Personoplysninger indsamles fra hjemmeside

Personoplysninger tilgår fra deltageren ved tilmelding til Gardermarch, eller ved anden tilkendegivelse af samtykke om afgivelse af personoplysninger.

Foreningens formål med behandling af personoplysninger

Gardermarch behandler personoplysninger til bestemte formål, når foreningen har en lovlig grund hertil.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle personoplysninger, såsom mulighe-den for at kontakte deltageren samt at tilsende nødvendigt materiale til deltagers adresse. 

Kommunikation om foreningen og/eller arrangementer, tilbud og nyheder fra Gardermarch. 

Praktisk information om et forestående arrangement.

Formålene:

Formål med behandling af deltageroplysninger:

Som led i forenignens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning af Gardermarch.

Formål med behandling af nyhedsmail-tilmeldte personer

Som led i foreningens målsætning om at udbrede kendskabet til Gardermarch med særligt fokus på afvikling af specifikke arrangementer.

Behandling af personoplysninger ud fra legitime interesser

Enhver deltagers personoplysninger behandles alene på baggrund af berettigede (legitime) interesser som:

Udøvelse af aktivitet, herunder udfærdigelse af deltagerlister, adgangslister mv. 

Udsendelse af nødvendigt materiale forud for eller efter gennemførsel af Gardermarch.

Brug af situationsbilleder taget i forbindelse med afvikling af Gardermarch, der afbilder en konkret aktivitet, situation eller person under et arrangement

Af praktiske og administrative hensyn opbevares almindelige deltageroplysninger 1 år efter et afholdt arrangement.

Samtykke

Ved tilmelding til Gardermarch gives samtykke til organisationens indhentning, opbevaring og anvendelse af tilmeldtes personoplysninger. Samtidig gives automatisk implicit samtykke til, at Gardermarch må kontakte personen med det formål at oplyse om konkrete praktiske informationer vedrørende et forestående arrangement ligesom Gardermarch må tilsende relevant nødvendigt materiale for gennemførsel af Gardermarch forud for eller efter marchen til deltagers postadresse. Der gives samtykke til, at Gardermarch opbevarer disse oplysninger 1 år efter afholdt arrangement, eller til samtykke tilbagetrækkes. 

Ved tilmelding til Gardermarch kan der afgives eksplicit samtykke til, at Gardermarch må opbevare navn og e-mail samt tilsende pågældende person nyhedsmail om en kommende Gardermarch eller fremtidige Gardermarch arrangementer. Disse oplysninger opbevares indtil samtykke tilbagetrækkes eller skønnes forældet. 

Ved deltagelse i konkurrencer eller andre markedsføringsmæssige initiativer, der kræver afgivelse af personoplysninger, afgives samtykke til, at Gardermarch må kontakte pågældende med information om foreningen eller et forestående arrangement. Disse oplysninger opbevares indtil samtykke tilbagetrækkes eller skønnes forældet. 

Videregivelse af dine personoplysninger

Gardermarch anvender eksterne leverandører i forbindelse med billetsalg samt udsendelse af e-mails. Til det formål anvendes Sportstiming til billetsalg og udsendelse af e-mails. 

Databehandleraftale med eksterne leverandører kan rekvireres på forespørgsel til Gardermarch Sekretariat. 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Gardermarch opbevarer personoplysninger 1 år efter afholdt Gardermarch.

Deltagerens rettigheder

Enhver deltager har efter persondataforordningen følgende rettigheder:

Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
Retten til indsigt i egne personoplysninger
Retten til berigtigelse
Retten til sletning
Retten til begrænsning af behandling
Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
Retten til indsigelse

Enhver deltager kan gøre brug af disse rettigheder, herunder gøre indsigelse mod Gardermarchs behandling, ved henvendelse til Sekretariatet. Kontaktoplysninger findes øverst. 

Ved en deltagers henvendelse med en anmodning om at få rettet eller slettet personoplysninger, vurderes om betingelserne herfor er opfyldt, og ændringer eller sletning gennemføres herpå.

Et medlem kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Foto

Gardermarch I forbindelse med Gardermarch tager der billeder og video af Gardermarch-fotografer. Billederne kan have karakter af situationsbilleder med mange deltagere eller close-ups med én eller få deltagere. Billeder og video anvendes i forskellige sammenhænge af Gardermarch og vores samarbejdspartnere (Den Kongelige Livgarde, Gardernetværk og De Danske Garderforeninger). Billeder og video anvendes bl.a. på Gardermarch- og samarbejdspartneres hjemmeside, sociale medieplatforme og til diverse markedsføringsmateriale. 

I forbindelse med gennemførslen af Gardermarch optages der toto og video med drone, der føres af en certificeret dronepilot i overensstemmelse med gældende regler samt efter særlig tilladelse fra Den Kongelige Livgarde. Materialet fra droneoptagelser anvendes som anført ovenfor. 

Revidering af privatlivspolitikken 

Gardermarch forbeholder sig retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på foreningens hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.